Tag Archives | Media

I redaktionens papperskorg kan ingen höra dig skrika

“If you can’t explain it simple, you don’t understand it well enough”. Uttjatade ord, men ack så aktuella. Att nå ut genom kommunikation har aldrig varit enklare – att tränga igenom bruset för att faktiskt engagera din önskade läsare är något helt annat.

Foto: en färgbild på sopkorg fylld av refuserade alster. Plågsamt ofta noterar jag pressutskick med hög risk för att reta gallfeber på mottagaren. Dessutom på grund av misstag som enkelt hade kunnat undvikas med bara lite research, grundläggande kunskaper om journalistik, samt gärna även en dos av det berömda sunda förnuftet.

Här hittar du en lista över de fem vanligaste tabbarna du bör låta bli. Spar gärna ner den tills nästa gång deadline-stressen flåsar dig i nacken!

1) Inget nyhetsvärde
Företaget eller organisationen som du företräder har i grund och botten ingen egentlig nyhet som ni vill nå ut med. Att ni t.ex. lanserar en ny webbsida eller att er webbsida nu finns tillgänglig även på språket X eller Y utgör inte material för ett pressmeddelande. Lär er att tänka som en journalist – var, när, hur, varför och vem.

Var hårda mot er själva så ökar ni relevansen av er kommunikation när ni faktiskt har en riktig nyhet att nå ut med.

2) Ni behärskar inte formatet för ett pressmeddelande
Ett pressmeddelande är ingen annons, inget blogginlägg eller en debattartikel. Pressmeddelandet bör alltid vara formulerat i ett sådant format att en journalist utan onödiga korrigeringar ska kunna klippa ut er rubrik och ingress och göra en begriplig notis enbart på basis av den. Rubrik och ingress tillsammans måste framföra ert huvudbudskap samt givetvis besvara läsarens “what’s in it for me?”.

Den här punkten är kanske en av de allra viktigaste, och även en av dem som det slarvas allra mest med! Låt oss därför stanna kvar här lite och kika på några kontrollpunkter som du kan ta för vana att gå igenom innan du skickar ut dina pressmeddelanden:

  • Rubriken – är den tydlig och slagkraftig och sammanfattar nyheten på ett sätt som även en person utan förkunskaper om er verksamhet kan förstå? Är det faktiskt en rubrik och inte bara en överskrift av texten? Ett viktigt obs: företräder du ett mindre känt varumärke och är osäker på tonaliteten – ta hellre det säkra före det osäkra när du formulerar dina rubriker. Kreativa ordlekar som kanske fungerar ypperligt för välkända varumärken som Nike eller Apple kan landa katastrofalt när de kommer från en okänd källa och riskerar att tolkas helt ur sitt tänkta sammanhang. Undvik. Sakligt och kortfattat är aldrig fel.  
      
  • Ingressen – i ingressen sammanfattar du kärninnehållet från pressmeddelandet på ett kort och kärnfullt sätt. Du bör hålla ingressen till max två-tre rader. Har ni mycket och viktig information som är svår att sålla i – gör upprepade korrekturrundor. Börja med att slakta onödiga adjektivfraser och subjektiva bedömningar.

 

  • Längd och genreformalia – ett pressmeddelande bör aldrig överstiga en A4. En enkel och funktionell mall du kan utgå ifrån kan se ut ungefär så här:
    →rubrik
    →ingress
    →ett inledande, slagkraftigt citat från sakkunnig talesperson
    → kortfattat faktastycke som belägger talespersonens citat på lämpligt sätt och med fördel sätter er nyhet i ett större perspektiv
    → avslutande citat från talesperson
    → kortfattad, praktisk information som t.ex. informerar mer i detalj om när läsarna kan förvänta sig att produkt X kommer att vara tillgänglig, hur ni i bolaget förväntar er att tidsplanen för projekt Y kommer att fortlöpa o.s.v.
    → kontaktuppgifter till pressavdelning och talespersoner
    → om företaget (“boilerplate” som det kallas på branschspråk): kort om er samt länkar till pressrum och webbsida.

 

3) Språk- och grammatikfel
Slarva inte med korrekturläsningen. Vet ni med er att ni kommer att sitta i processer sent på natten så se över och hitta en rutin för “four eye principle”, så att den som ytterst sitter och ska skicka ut pressmeddelandet har tillgång till ett par extra ögon. (Ni kommer att tacka er själva när ni upptäcker den där extra nollan som slunkit med).

 

4) Intervall för utskick
Allt är inte ett pressmeddelande. Spar pressmeddelanden till de händelser som verkligen är en nyhet. Exempel på nyheter:

  • Förvärv
  • Nedskärningar
  • Större produktlanseringar med ekonomisk effekt på verksamheten
  • Rekrytering till nyckelpositioner som vd, styrelsemedlemmar eller personal på ledande befattning.

 

5) För många kockar involverade
Vem äger egentligen skrivprocessen i er organisation? Bortsett från viktig faktagranskning bör ägandeskapet över pressutskicken alltid ligga hos er kommunikationsavdelning. Släpp kontrollbehovet och lita på att dina medarbetare kommer att involvera berörda personer internt när det behövs.

Behöver du hjälp med att se över och skärpa till era pressmeddelanden är du varmt välkommen att höra av dig.

Lycka till med era framtida nyheter!

 

/Malin

 

0

Checklist For Next Year’s Annual General Meeting

So you survived this year’s AGM (Annual General Meeting) too? Congratulations to your hard work! It’s fully understandable (and healthy) that by now you’ve probably started to dream about your upcoming vacation instead of preparing your Chairman and CEO for meeting shareholders and press. However, before you completely forget about all the insights and good lessons learned from this year – do yourself a tremendous favor and do a short checklist for next year’s AGM. Your future self will thank you.

Here’s a couple of useful bullets to get you started on your own list:

Image of a notebook and pen

When it commes to project planning, one can just never be too proactive (or have too many nice notebooks to get one’s productive juices going!).

Document the process – make sure you’ve got the process leading up to the AGM documented. When did you initiate preparations for your AGM this year? How many were involved and what kind of external help did you use? Are there names you might need again next year that should not be forgotten? Choose the format that works best for you and the kind of organization you’re working in. Hint: a short summary about the event including the time schedule you followed this year + important contacts should be a good starting point.

Document media coverage and save communications material – document press clippings, document the names of the journalists that attended your AGM and the kind of questions that popped up. Also make sure to save all important communications material you and your colleagues prepared for this year. Next year you’ll be able to save lots of time by using those press releases, speeches, statements and Q&As as templates.

Evaluate and ask for feedback – how did the whole thing go? Evaluate how your internal stakeholders experienced the AGM. Is there something they would have needed more help with? Perhaps something they thought must be fixed in a better way for next year? Now is the time to put that feedback down on paper. When it comes to your external stakeholders, that is, your shareholders, the media, collaboration partners and so on – now would be a good time to reach out and ask for their feedback too. Does not have to be anything complicated, but remember that it is always good to keep up with the word on the town. Hint for communications professionals: usually there can be lots of valuable stories to be found in this feedback if you care to listen.

Keep what worked good – for some reason, it’s always easier to beat oneself up than remembering what went really well. So do that! Put down your own internal success factors this year – did you find the perfect team for the assignment? Did you adjust the time schedule this year or perhaps you dared to do something a little bolder that payed of? As tiny as it might be – put it down in writing.

Define roles and responsibilities for next year – perhaps a little bit more of a boring, yet very useful task. Set clear intentions for next year. Who will be doing what? Decide now who will be in charge of the project so there won’t be any questions about it. Hint: schedule a start up meeting in Outlook for next year’s project. Based on what you know now, invite the relevant participants too.

Last but not least – did the location work out well for you? Great! Book it for next year’s meeting as soon as you can. You’d be surprised over the booking frenzy over specific dates in May…

 

Until next time, wish you all the best!

/Malin

0