Archive | Advice & Suggestions

Free advice for lousy sellers

One of my old classmates used to love it when I got mad. I’m not sure whether to take that as a compliment or an insult, however, after a couple of really bad contact initiatives from lousy sellers, I got mad again. One thing led to another and after some consideration, I decided to turn my anger into something constructive again, hence this blog post.

 

Are you getting spammed too?

I would guess that you are.

I know I am.

Apparently, I’m in a lot of weird registers. Despite GDPR, if you’ve ever signed up anywhere with your email on the internet, it probably happens for you too. If you’re a business owner: congratulations! Then you already know that the amount of sellers spamming you with (mainly) completely irrelevant content and offerings will most likely increase with about 300 %.

Let’s stop here for a while and let me make one thing clear. I don’t hate sellers. On the contrary. There’s actually nothing I adore more than a great salesman or saleswoman who knows what he/she is doing. I’ve been in sales and customer service myself for several years and due to that, I’ll always have the deepest respect for professionals within this area.

Having cleared that one out, let’s move on.

 

So you say your  sales and marketing automation is working for you? I don’t think so.

Just during the past two weeks I’ve been getting some of the worst sales emails of my life. Out of respect for specific individuals, I will not share them here, but all these sales proposals did share some similar traits:

  • None of them had a clue of what kind of company Ambaurora Communications was when they got in touch with me
  • None of the sellers had bothered to check whether I actually have employees or whether I’m a single business owner
  • All of the sellers were too eager to cut to the chase
  • None of the sellers demonstrated any skills or knowledge whatsoever about the industry I’m working in
  • None of the sellers had ever been in touch with me before in order to try and build up a relationship, yet, they approach me the first time expecting us to immediately – wait for it!-  book a meeting
  • 50 % of these sellers were not able to proofread their own emails and offerings. I don’t know about ya’ll, but forgetting this when you’re also trying to sell something to someone working with writing on a daily basis…. Let me just quote Dr. Phil on this one and ask you: “How’s that working for you?”
  • Several of the sellers did not hesitate but actually lied straight to my face, stating that they had been trying to get in touch with me. Yet: there were no previous emails, calls or texts to me. Spoiler alert: when I asked when and through which channels they had tried to get in touch, they quickly disappeared and became silent…

 

5 tips for contacting your most critical prospects

I’m not in sales but as I do feel both angry and annoyed over these lousy contact initiatives, but also sad for all of the sellers out there, let me provide you with some free advice. It will not work for all of your prospects and I understand that there are probably lots of prospects out there that don’t give a shit whether you can spell or not (good for you!) but here’s a couple of tips you can start using ASAP in case you want to work on your most critical customers:

 

1)Don’t ever lie to us!
Seriously – if you dream about me opening my wallet for your products and services, don’t you ever start of by accusing ME of not answering when you haven’t even bothered to do your job. Did anyone say crisis of confidence?

 

2) Proofread and spellcheck

Yes, I know: there are people out there struggling with dyslexia and other challenges related to reading and writing. However, no matter how harsh it might sound: your customers and prospects will not be thinking “Oh, how sad, perhaps he/she has some issues he/she needs help with!” when they read your email. Instead they will judge you and your potential performance entirely based on that first impression.

If you know that you need help with these matters, please make sure to ask for it. Whether it’s from your boss, your coach or a teammate. Just swallow your pride and go ahead and do it.

 

3)Do your homework before you try to present it

So, here you are then: contacting single business owners and starting of by asking them if they are the ones that makes decisions in their own company, or should they perhaps talk to someone else? Eh. #epicfail

Yes, research may take time and sometimes it sucks (been there, done that myself) but how did you intend to ever get through that first contact phase if you don’t even know who you’re talking to?

Most of your prospects probably have their own website and if not, you can probably find them on LinkedIn. Do your research.

 

4) Find a functioning substitute for a meeting

I can’t stress this enough: no, we do not want to book meetings. Neither to we want to set up phone calls, Skypecalls or receive a link to a webcast. Ouch! I can hear how this sounds, but still: it’s painfully true. Most of us hate these meeting suggestions. We don’t want them. I’ve got limited hours in my day and I don’t wish to spend them on getting educated in systems and products I don’t have a need for.

I’ve yet to see a company or a seller coming up with a more innovative way to meet and greet and sell, so there should be plenty of room for innovations here. See what you can come up with that fits your unique niche!

 

5) The power of patience (and feedback)

Anyone who’s ever worked in PR already knows the power of patience. At some point on we’ve all been guilty of sending that lousy press release or spamming our own target groups with messages they did not know they weren’t interested in until we reminded them with our mismatched messages. Yup. It hurts for us too, don’t think anything else.

Good news: we can learn from it. Did you know that 50 % of all sales happens after the 5th contact? Most sales reps tend to give up after 2 contacts. Thus, instead we should go home, lick our wounds, analyze what went wrong, where it went wrong and hopefully read through some useful feedback – from some annoyed besserwisser like yours truly – and get back on the horse again.

If you get feedback: use it to your advantage! It will probably not be very nice to hear when you get it, but try to switch perspective instead and use it as a competitive edge. You just got firsthand feedback and got to hear what your potential customer thought about you/your company/your current sales process. No need for guessing anymore so now you can get started on changing what not longer works for you (and perhaps never did).

 

Last but not least: did you plan to sell a marketing/sales automation system to a single business owner? Please immediately rethink that decision. We’re probably your worst nightmare and also probably too busy writing blog posts like this about why we don’t need and want marketing automation.

 

Peace out and good luck with your sales efforts!

/Malin

0

Lär dig att köpa smartare kommunikation

Är du i skriande behov av kompetensförstärkning eller avlastning när det gäller företagets kommunikation? Tycker du att det är besvärligt att få ner formella krav, önskningar och behov i en begriplig brief för att kunna upphandla en extern konsult? Här får du tips från insidan och konkret hjälp att komma igång!

Foto: färgbild med textruta "Hur du köper smartare kommunikation".

Under mina år i näringslivet har jag fått en bred erfarenhet av såväl att köpa den här typen av konsulttjänster som av att vara en del av den sålda konsulttjänsten. Idag vill jag därför bjuda på en del smarta knep som gör dig till en bättre och mer rutinerad beställare.

Tipsen här nedan skapar inte bara förutsättningar för ett bättre samarbete med din kommunikationspartner. På köpet får du också en kompetensutveckling för egen del.

 

Din checklista för smartare kommunikationsköp

 

  • Skriv en så detaljerad uppdragsbeskrivning som möjligt!
    Fundera igenom hur rollen eller uppdraget som du försöker tillsätta egentligen ser ut. Är det verkligen ett heltidsuppdrag eller rör det sig kanske snarare om sporadiskt behov av avlastning? Går det att specificera ungefär hur många timmar per vecka eller månad? Om behovet är stort – fundera även igenom om det här är ett uppdrag för en specifik konsult eller om det kanske är klokare att ta in flera stycken med olika specialistkompetenser.

 

  • Är det verkligen du som ska beställa?
    Är du behörig att beställa kommunikationstjänster? Det vill säga – har du tillräcklig kunskap om området för att veta vad du ska fråga efter? Är du den bäst lämpade hos er att sköta kontakten med konsult eller PR-byrå eller finns det någon annan som borde hålla i dialogen? Ovanstående frågor kan vara känsliga att ta upp, men bör funderas på internt innan ni kontaktar extern partner. Saknas kommunikationskompetens helt i ditt företag? Var då tydlig med det i dialogen och be motparten att vara medveten om det i offereringen.Ett typexempel på var det kan gå fel är till exempel försäljningschefen som plötsligt utan tidigare erfarenhet ska köpa och utvärdera PR- och kommunikationstjänster.

 

  • Våga prata pengar!
    Betalningsvillkor och faktureringsmodell är mycket viktiga områden i upphandlingen. Är ni ovana köpare, be konsulten att inkludera olika varianter på betalningsalternativ som kan bli aktuella. Att en konsult ibland föreslår vissa uppdrag på löpande räkning handlar inte (nödvändigtvis;-) om att mjölka din budget. Står du i begrepp att inleda ett långsiktigt samarbete kan det tvärtom vara ett oerhört bra sätt att jämna ut fluktuationer i kassaflödet genom att använda löpande räkning och kanske en á conto-modell. Att komplettera ett löpande-upplägg med takpris ger ofta en ökad trygghet som kund.
     
    Vanliga betalningsmodeller när du köper kommunikation kan till exempel vara fastpris för tydligt definierade tjänster, vare sig de är av mindre karaktär, som att skriva ett pressmeddelande, eller lite större som att reglera en månatlig kommunikationssupport upp till en viss summa.

 

  • Hur sker rapportering och avstämning?
    Definiera hur rapporteringen ska se ut. Hur definierar du och din konsult att samarbetet varit gynnsamt? När har ni lyckats? Beroende på verksamhet kanske det i vissa fall blir relevant att titta på resultatmål medan det i andra fall kanske är klokare att fundera på effektmål som exempelvis

    • att uppnå ökat antal följare i sociala medier
    • att hemsidan efter uppfräschad text ska generera flera leads
    • att ha fått en viss mängd publicitet i lokal, regional, rikstäckande eller branschinriktad mediaGardera, avdramatisera och professionalisera genom att också klargöra hur ni ger varandra feedback som samarbetspartners längre fram i arbetsprocessen. Då slipper ni att skruva på er när något skaver och föreslå ett utvärderingsmöte.

 

  • Använd sekretessavtal!
    Råder minsta osäkerhet om vilken typ av information som konsulten kommer att få ta del av så skriver ni givetvis ett sekretressavtal, ofta kallat NDA som är den engelska förkortningen. Ett sekretessavtal höjer nivån på samarbetet och visar att ditt företag sätter ett stort värde på sin information.

 

  • Glöm inte IT-riskerna!
    Dagens snabba IT-utveckling påverkar i högsta grad. Cyberangreppen ökar, framförallt mot mobila enheter där mycket av arbetet sker idag. Var inte naiva! Det kan hända er också. Tydliggör därför i avtalet – INNAN samarbetet inleds – på vilket sätt dokument ska sparas, delas och vilka säkerhetsrutiner som gäller.

 

Fler tips om smart upphandling hittar du också till exempel hos Sveriges Annonsörer, PWC och Sveriges Kommunikatörer. Gäller det en offentlig upphandling har även PRECIS (Föreningen Public Relations Konsultföretag i Sverige) tagit fram en utmärkt guide för hur du går tillväga.

/Malin

 

0

I redaktionens papperskorg kan ingen höra dig skrika

“If you can’t explain it simple, you don’t understand it well enough”. Uttjatade ord, men ack så aktuella. Att nå ut genom kommunikation har aldrig varit enklare – att tränga igenom bruset för att faktiskt engagera din önskade läsare är något helt annat.

Foto: en färgbild på sopkorg fylld av refuserade alster. Plågsamt ofta noterar jag pressutskick med hög risk för att reta gallfeber på mottagaren. Dessutom på grund av misstag som enkelt hade kunnat undvikas med bara lite research, grundläggande kunskaper om journalistik, samt gärna även en dos av det berömda sunda förnuftet.

Här hittar du en lista över de fem vanligaste tabbarna du bör låta bli. Spar gärna ner den tills nästa gång deadline-stressen flåsar dig i nacken!

1) Inget nyhetsvärde
Företaget eller organisationen som du företräder har i grund och botten ingen egentlig nyhet som ni vill nå ut med. Att ni t.ex. lanserar en ny webbsida eller att er webbsida nu finns tillgänglig även på språket X eller Y utgör inte material för ett pressmeddelande. Lär er att tänka som en journalist – var, när, hur, varför och vem.

Var hårda mot er själva så ökar ni relevansen av er kommunikation när ni faktiskt har en riktig nyhet att nå ut med.

2) Ni behärskar inte formatet för ett pressmeddelande
Ett pressmeddelande är ingen annons, inget blogginlägg eller en debattartikel. Pressmeddelandet bör alltid vara formulerat i ett sådant format att en journalist utan onödiga korrigeringar ska kunna klippa ut er rubrik och ingress och göra en begriplig notis enbart på basis av den. Rubrik och ingress tillsammans måste framföra ert huvudbudskap samt givetvis besvara läsarens “what’s in it for me?”.

Den här punkten är kanske en av de allra viktigaste, och även en av dem som det slarvas allra mest med! Låt oss därför stanna kvar här lite och kika på några kontrollpunkter som du kan ta för vana att gå igenom innan du skickar ut dina pressmeddelanden:

  • Rubriken – är den tydlig och slagkraftig och sammanfattar nyheten på ett sätt som även en person utan förkunskaper om er verksamhet kan förstå? Är det faktiskt en rubrik och inte bara en överskrift av texten? Ett viktigt obs: företräder du ett mindre känt varumärke och är osäker på tonaliteten – ta hellre det säkra före det osäkra när du formulerar dina rubriker. Kreativa ordlekar som kanske fungerar ypperligt för välkända varumärken som Nike eller Apple kan landa katastrofalt när de kommer från en okänd källa och riskerar att tolkas helt ur sitt tänkta sammanhang. Undvik. Sakligt och kortfattat är aldrig fel.  
      
  • Ingressen – i ingressen sammanfattar du kärninnehållet från pressmeddelandet på ett kort och kärnfullt sätt. Du bör hålla ingressen till max två-tre rader. Har ni mycket och viktig information som är svår att sålla i – gör upprepade korrekturrundor. Börja med att slakta onödiga adjektivfraser och subjektiva bedömningar.

 

  • Längd och genreformalia – ett pressmeddelande bör aldrig överstiga en A4. En enkel och funktionell mall du kan utgå ifrån kan se ut ungefär så här:
    →rubrik
    →ingress
    →ett inledande, slagkraftigt citat från sakkunnig talesperson
    → kortfattat faktastycke som belägger talespersonens citat på lämpligt sätt och med fördel sätter er nyhet i ett större perspektiv
    → avslutande citat från talesperson
    → kortfattad, praktisk information som t.ex. informerar mer i detalj om när läsarna kan förvänta sig att produkt X kommer att vara tillgänglig, hur ni i bolaget förväntar er att tidsplanen för projekt Y kommer att fortlöpa o.s.v.
    → kontaktuppgifter till pressavdelning och talespersoner
    → om företaget (“boilerplate” som det kallas på branschspråk): kort om er samt länkar till pressrum och webbsida.

 

3) Språk- och grammatikfel
Slarva inte med korrekturläsningen. Vet ni med er att ni kommer att sitta i processer sent på natten så se över och hitta en rutin för “four eye principle”, så att den som ytterst sitter och ska skicka ut pressmeddelandet har tillgång till ett par extra ögon. (Ni kommer att tacka er själva när ni upptäcker den där extra nollan som slunkit med).

 

4) Intervall för utskick
Allt är inte ett pressmeddelande. Spar pressmeddelanden till de händelser som verkligen är en nyhet. Exempel på nyheter:

  • Förvärv
  • Nedskärningar
  • Större produktlanseringar med ekonomisk effekt på verksamheten
  • Rekrytering till nyckelpositioner som vd, styrelsemedlemmar eller personal på ledande befattning.

 

5) För många kockar involverade
Vem äger egentligen skrivprocessen i er organisation? Bortsett från viktig faktagranskning bör ägandeskapet över pressutskicken alltid ligga hos er kommunikationsavdelning. Släpp kontrollbehovet och lita på att dina medarbetare kommer att involvera berörda personer internt när det behövs.

Behöver du hjälp med att se över och skärpa till era pressmeddelanden är du varmt välkommen att höra av dig.

Lycka till med era framtida nyheter!

 

/Malin

 

0

Buying articles for your corporate blog instead of writing them yourself

Photo: black and white "genre" shot of computer and office toolsIs it really that time of the month again? You know: delivering on your organisation’s key metrics, building that thought leadership you’re always talking about – posting those blog posts you just never seem to have enough time for.

In case writing and publishing those much needed articles mostly causes internal headaches, it might be a good idea to simply outsource your content creation to a professional writer.

There are several good reasons to buy articles instead of trying to do everything by yourself:

  • No need for trying to invent the wheel every month
    By hiring a professional writer to manage your continuous blog posts, you’ll also automatically get that important external perspective on the topics you’d like to highlight and promote in your corporate feed and channels.
  • Focus on what you’re good at
    Let’s face it: even though we’re living in a constant flow of reading and receiving information and messages, it does not mean that each and everyone of us should be managing corporate information. Focus on what you’re good at and let a communications professional provide you with their expertise within writing and communication.
  • Guaranteed maintenance by continuous updates
    By finding yourself a professional, trustworthy and passionate writer, you’ll be guaranteed those weekly or monthly updates for your blog without having to worry about the quality.

Think your communications department should be able to handle this task? That’s understandable. However, here’s the thing: maybe they’d love to but just won’t be able to. Not because you haven’t hired highly skilled professionals, but due to how several organisational aspects, changes, issues or challenges a lot of times tend to involve your communication professionals and completely consume most of their time.

All of a sudden: there’s just never enough time, peace and quiet for your team to research and produce high quality content.

  • Don’t frighten your customers and stakeholders with poor writing
    Excellent communication is an essential part of any business. So you’ve got the world’s best products and services? Great! Make sure your poor writing skills aren’t scaring your customers or potential investors away then.

Good writing equals good business opportunities.

Next time – skip the headache and invest part of that communications budget on getting the texts and assistance you need.

 

Want help? Feel free to get in touch at malin@ambaurora.se

 

/Malin

0